Privacyverklaring

Wie we zijn

hivolta bv, Brouwerijstraat 4B, 9031 Drongen (Gent), ondernemingsnummer 0544.853.354, is verantwoordelijk voor wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Met vragen over je gegevens kan je terecht op hello@hivolta.be of +32 491 76 81 58.

Welke gegevens we krijgen, en waarom

Als je een aanvraag doet

Via het formulier op de site geef je je naam, je telefoonnummer of e-mailadres, je adres of postcode, het onderwerp en wat je zelf schrijft. Daarmee volgen we je aanvraag op: we bellen je terug, plannen een adviesgesprek en maken een offerte.

Rechtsgrond: de stappen die je zelf vraagt vóór een eventuele overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).

Als je de rendementscalculator gebruikt

Je geeft je verbruik, of er al panelen liggen, je postcode, je naam, je e-mailadres en je gsm-nummer. We rekenen je resultaat uit, mailen je het rapport en bellen je om het te bespreken. We controleren ook of je e-mailadres kan bestaan, zodat het rapport aankomt.

Het voorstel van de calculator is een berekening, geen beslissing: een adviseur bekijkt het altijd samen met jou.

Rechtsgrond: artikel 6.1.b AVG.

Als je een afspraak inplant

De agenda op de site komt uit ons eigen klantensysteem HivoltaFlow (flow.hivolta.be). Je geeft je adres, je naam, je contactgegevens en het moment dat je kiest. Om je adres snel te vinden, gebruikt de agenda de adressuggesties van Google Maps. Om robots tegen te houden, gebruikt ze Cloudflare Turnstile. Allebei krijgen ze daarbij je IP-adres te zien.

Rechtsgrond: artikel 6.1.b AVG, en voor de beveiliging ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).

Hoe je bij ons terechtkwam

Kom je op de site via een advertentie of via de link van een klant, dan staat er een code in het webadres: een utm-code, een klik-ID van Google (gclid, gbraid, wbraid) of van Meta (fbclid), of een verwijscode (ref). De site onthoudt die code, samen met de eerste pagina die je bezocht en de site waar je vandaan kwam (bijvoorbeeld google.com, zonder je zoekopdracht), in de sessie-opslag van je browser. Dat geldt alleen voor dat tabblad: sluit je het, dan is alles weg.

Die gegevens komen alleen bij ons als je een aanvraag doet, een berekening vraagt of een afspraak inplant. Dan komen ze bij je dossier in HivoltaFlow. Zo weten we welke advertentie werkt en welke klant je aanbracht. Er gaat hierbij niets naar Google of Meta.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om te weten welke reclame aanvragen oplevert (artikel 6.1.f AVG).

Als je de site bezoekt

Onze hosting houdt technische logbestanden bij met onder meer je IP-adres, om storingen en misbruik op te sporen (gerechtvaardigd belang).

De Google-reviews en de Instagram-foto's op de site halen we zelf op. Je browser laadt daarvoor niets van Google of Meta. Ook de lettertypes staan op onze eigen server.

Als je klant wordt

Dan bewaren we je contact- en adresgegevens, de gegevens van je installatie, je offertes en facturen, en wat we met je afspraken. We hebben ze nodig om de overeenkomst uit te voeren (artikel 6.1.b AVG) en om aan onze wettelijke plichten te voldoen, zoals de boekhouding, de keuring en de aanmelding bij de netbeheerder (artikel 6.1.c AVG).

Cookies en meten

Wat we altijd meten, zonder cookies

• Bezoekersstatistieken (Vercel Web Analytics): welke pagina's bezocht worden, via welke website of campagne bezoekers binnenkomen, met welk soort toestel en uit welk land, en hoeveel aanvragen, berekeningen en afspraken er zijn. Daarvoor komt er niets op je toestel. Vercel herkent een bezoeker alleen aan een anonieme code die na 24 uur vervalt.
• Google, in anonieme modus: de Google-tag laadt ook zonder je akkoord, maar plaatst dan geen cookies en leest niets van je toestel. Google krijgt alleen een melding dát er een pagina bekeken of een aanvraag gedaan werd, met technische gegevens zoals je IP-adres en browser, zonder je te herkennen. Daarmee schat Google hoeveel aanvragen er via advertenties binnenkomen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om te weten welke pagina's en advertenties werken (artikel 6.1.f AVG).

Wat we alleen meten met je akkoord

Bij je eerste bezoek vragen we of we mogen meten. Kies je Weigeren, dan laden we niets van Meta en plaatst Google geen cookies. Kies je Aanvaarden, dan komen er bij:

• Google Analytics 4, met cookies: welke pagina's bezocht worden en hoe bezoekers door de site gaan;
• Google Ads, met cookies: of een klik op een advertentie van Google tot een aanvraag, een afspraak of een telefoontje leidde;
• de Meta-pixel: hetzelfde voor advertenties op Facebook en Instagram, en of wie op een advertentie klikt de site ook echt bereikt;
• je paginaverloop voor ons klantensysteem: welke pagina's je op onze site bekeek, 30 dagen bewaard in je browser. Vraag je iets aan, gebruik je de calculator of plan je een afspraak, dan komt die lijst bij je dossier in HivoltaFlow, zodat we weten waarvoor je belangstelling hebt. Weigeren wist de lijst.

De site meldt daarbij alleen dát er een aanvraag, berekening of afspraak was, en over welk onderwerp, of dat iemand op ons telefoonnummer of mailadres klikte. Je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer gaan nooit mee.

Google en Meta kunnen wat ze via deze cookies verzamelen ook voor hun eigen doeleinden gebruiken, bijvoorbeeld om advertenties te tonen. Daarvoor zijn ze zelf verantwoordelijk. Voor het verzamelen via de Meta-pixel zijn hivolta en Meta Platforms Ireland samen verantwoordelijk.

Rechtsgrond: je toestemming (artikel 6.1.a AVG). Je keuze geldt zes maanden. Wijzigen of intrekken kan altijd via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Cookies die al geplaatst zijn, wis je in je browser.

Naam en van wie	Waarvoor	Hoelang
hivolta-toestemming (hivolta, lokale opslag)	onthoudt je keuze over cookies	6 maanden
hivolta-herkomst (hivolta, sessie-opslag)	onthoudt de advertentie-, klik- of verwijscode en de site waar je vandaan kwam	tot je het tabblad sluit
hivolta-paginas (hivolta, lokale opslag)	onthoudt welke pagina's je bekeek, voor je dossier	30 dagen
_ga, _ga_… (Google Analytics)	bezoekers herkennen en tellen	2 jaar
_gcl_au, _gcl_aw (Google Ads)	een klik op een advertentie koppelen aan een aanvraag	90 dagen
_fbp, _fbc (Meta)	een bezoek of klik koppelen aan een aanvraag	90 dagen

De eerste twee zijn nodig om de site te laten werken zoals hierboven beschreven en worden altijd geplaatst. De andere komen er alleen na Aanvaarden. Ben je aangemeld bij Google of Meta, dan kunnen zij ook cookies op hun eigen domeinen plaatsen. Meer daarover in hun eigen privacyverklaringen.

Bij wie je gegevens terechtkomen

We verkopen je gegevens nooit. Ze gaan alleen naar diensten die in onze opdracht werken, met een verwerkersovereenkomst, en naar wie ze nodig heeft voor je installatie.

Diensten die voor ons werken:

• HivoltaFlow, ons eigen klantensysteem. Het draait bij Vercel (hosting) en Supabase (databank, in Londen).
• Vercel: hosting van deze website en de bezoekersstatistieken zonder cookies.
• Resend: verstuurt de mails van de site en van HivoltaFlow, zoals het rapport van de calculator en bevestigingen. Is ons klantensysteem even niet bereikbaar, dan komt je aanvraag via Resend als mail bij ons binnen, zodat ze niet verloren gaat.
• Microsoft 365: onze mailboxen.
• WhatsApp (Meta): alleen als je ons via WhatsApp contacteert of erom vraagt.
• Anthropic en OpenAI: een AI-assistent in HivoltaFlow die ons helpt met berichten, mails en dossiers. Gegevens die via hun zakelijke diensten binnenkomen, gebruiken zij niet om hun modellen te trainen.
• Google Maps en Cloudflare Turnstile: de adressuggesties en de robotcontrole in de agenda.
• Google en Meta: de metingen hierboven. Meta alleen na je toestemming; Google zonder je akkoord alleen anoniem.
• Onze boekhouder en ons facturatieprogramma, als je klant wordt.

Voor je installatie: de installateurs die bij je komen werken, de netbeheerder Fluvius voor de aanmelding, het keuringsorganisme voor de keuring en de fabrikant voor de registratie van de garantie. Elk krijgt alleen wat nodig is.

Overheden krijgen je gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Buiten de Europese Unie. Vercel, Supabase, Resend, Cloudflare, Anthropic en OpenAI zijn Amerikaanse bedrijven, en ook Google en Meta kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Voor het Verenigd Koninkrijk, waar de databank staat, geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Hoelang we ze bewaren

• Een aanvraag die geen opdracht wordt: 3 jaar na het laatste contact.
• Een klantdossier: 10 jaar na de oplevering, voor de garantie en onze aansprakelijkheid.
• Facturen en boekhouding: 10 jaar, de wettelijke termijn.
• De herkomstcodes en de verwijzende site: in je browser tot je het tabblad sluit, in je dossier zolang het dossier bestaat.
• Je paginaverloop: in je browser 30 dagen, in je dossier zolang het dossier bestaat.
• Meetgegevens: zie de tabel hierboven. Google Analytics bewaart gegevens over afzonderlijke bezoekers hoogstens 14 maanden. De statistieken van Vercel herkennen een bezoeker hoogstens 24 uur.
• Technische logbestanden: kort, alleen zolang nodig om storingen en misbruik op te sporen.

Je rechten

Je mag altijd vragen welke gegevens we over je hebben, ze laten verbeteren of wissen, de verwerking laten beperken, je gegevens opvragen om ze aan een ander te geven, en je toestemming intrekken. Je kan je ook verzetten tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Tegen reclame kan dat altijd, zonder reden.

Stuur je vraag naar hello@hivolta.be of naar Brouwerijstraat 4B, 9031 Drongen. We antwoorden binnen een maand. Soms vragen we je eerst te bevestigen wie je bent, zodat je gegevens niet bij een ander terechtkomen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 2 274 48 00, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Hoe we je gegevens beveiligen

De site en HivoltaFlow werken alleen over een versleutelde verbinding (https). De sleutels van onze koppelingen staan alleen op de server, nooit in je browser. In HivoltaFlow kunnen alleen medewerkers met een persoonlijke, beveiligde aanmelding, en elke medewerker ziet alleen wat bij die rol hoort. Van de gegevens bestaan regelmatige back-ups.

Als deze verklaring verandert

Gebruiken we een nieuwe dienst of verandert er iets aan wat we bijhouden, dan passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan zegt wanneer dat laatst gebeurde.